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記事の内容
入社して間もない頃は、交換した名刺を宝物のようにホルダーに収納して、少しずつ増えていく名刺を眺めては社会人としての充実感を覚えたものです。
新人の頃、あれほど丁寧に扱っていた名刺をみなさんは今でも変わらず大切に管理していますか。
キャリアを重ねれば交換した名刺の数も膨大な量になります。
最初は丁寧に一枚ずつフォルダに収納していた名刺も、そのうち机の引き出しの中に放置し、気付けば交換した名刺が行方不明などといったことも多いのではないでしょうか。
また、机の中を整理していたら、書類と書類の間に挟まっていた名刺に気付かず一緒に破棄しそうになった。そんなことはありませんか。
名刺本来の価値を高めるためには、名刺をどう管理するかが重要です。
名刺管理ツールの必要性に疑問を抱く方のために、ツールを活用すると何が変わるのかまとめました。
必要な名刺情報を必要な時に最新の状態で確認できる
名刺を紙の状態で管理していると、いざという時に名刺が見つからないといったことが起こります。
急を要するような状況で「名刺を探す」という行為はこの上ない手間です。
また、久しぶりに顧客に連絡しようと名刺ホルダーを開いたら、担当者の名刺が複数枚出てきて、どれが最新のものかわからなかったということはありませんか。
肩書きや部署名を間違えれば大きなマイナスイメージにつながります。
名刺をデータ化し管理すれば、必要な名刺情報を「誰でもどこでも」すぐにピックアップすることができます。
また、後から登録された名刺情報が古いデータを上書きするため、常に最新の名刺情報を確認することができます。
名刺情報を一元管理すると無駄な作業が減る
国民の7割弱が持つとされているスマートフォン。
外出先からでも顧客にコンタクトを取れるよう、スマートフォンの電話帳に名刺情報を登録している人も多いのではないでしょうか。
登録しておくと確かに便利ですが、そもそも登録作業自体に手間がかかります。また、スマートフォンのキャリア更新ではデータが正しく引き継ぎがれるか不安になります。
紛失してしまったらどうでしょう。想像するとちょっと怖いですね。
名刺をデーター化し管理すると情報を一元化することができます。一度取り込んだ名刺情報はPCでもスマートフォンでも閲覧可能です。そのため、デバイズごとに連絡先を登録する必要がなくなります。
さらに、自分が登録した名刺だけでなく、社内の他の人間が登録した名刺情報も確認することもできるため名刺の価値が高まります。
スマートフォンであれば電話もメーラーもワンクリック。さらに所在地情報からGoogleマップも立ち上がるため、訪問前に住所を地図で調べるといった手間も削減されます。
名刺管理ツールを使用するだけで、今まで当たり前のように行なっていた無駄な作業がなくなります。
お礼メールを素早く送信。顧客からの信頼感が増す
初めて訪問した顧客へのお礼メールは、心証を良くするために少しでも早く送りたいところですが、最初のメールは大抵が手入力。
面会人数が増えればアドレス入力も大きな手間になります。
数名程度の面会であれば手入力も可能ですが、展示会やセミナーなど人数が多くなればお礼メールを打つのに数時間かかることもあります。
名刺管理ツールを利用すれば、メールアドレスを手入力することがなくなります。
スキャナーやスマートフォンで交換した名刺をその場で登録。〇〇展示会△△セミナーなど、複数の名刺をタグ付けによりグルーピングしておけば、特定のグループに対し一斉送信メールを送ることができます。
顧客のフォローアップを素早く行うことにより、顧客からの信頼感が増します。
顧客の引き継ぎや顧客リストの作成が容易になる
紙で名刺を管理していると、後任に顧客を引き継ぐのも大変です。
名刺ホルダーごと後任に渡すのは簡単ですが、どんな顧客で、どんな課題を抱えているか、また、商談があればその背景の共有も必要になります。
場合によっては引き継ぎのために新たに顧客リストを作成、などといったことも。
そんな時、クラウド上で管理している名刺データに要点をまとめメモ書きしておけば名刺とともに顧客情報を引き継ぐことができます。
また、仮に顧客データをリスト化する際も、前述のタグ付け機能により顧客をあらかじめグルーピングしておけば、特定顧客の名刺情報をCSVデータとしてエクスポートすることができます。
リスト作成に限らず、地域や業種など特定のターゲットに対し販売促進を実施する際、作業時間を大幅に短縮することができます。
名刺情報が会社の資産となる
みなさんの中には無料の名刺管理アプリを利用しているという方も多くいるのではないかと思います。
無料のものと有料のものとでは何が違うのかと良く質問されますが、名刺情報が会社の資産になるかどうかの違いがあります。
名刺をホルダー管理しても、無料のアプリで管理しても、管理を個人に委ねれば持ち出しや紛失のリスクは避けられません。
また、あくまでも個人が管理しているため、人脈が社内の他の人間に共有されることもありません。
名刺管理ツールを導入しクラウド上で全社員が所有する名刺データを一元管理することにより、人脈が属人的なものではなく会社の資産になります。また、個人管理に比べ高いセキュリティのもと管理できるため、紛失や持ち出しなどよる個人情報の漏洩を避けることができるのです。
まとめ
今回は名刺管理ツールを導入することでどんな変化が生まれるかまとめました。
「ただの紙」としての名刺を、貴重な「会社の資産」とするためには、名刺をどのように管理するかが重要です。そして、名刺の効果的な管理にはツールの活用が有効です。
名刺管理ツールを導入する際は、機能やコスト、セキュリティなどバランスを考慮しネクスタ・メイシをおすすめします。
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