年始の挨拶を『メール配信システム』で高速化！失礼のないメールの作成方法

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あなたは「毎年、仕事始めの時期に数百通の年賀状やメール対応で1日が終わってしまう……」そんな悩みを抱えていませんか？

近年、働き方改革やペーパーレス化の進展により、新年の挨拶を年賀状からメールへと移行する企業が急増しました。しかし、1通ずつ手書きや手動でメールを送っていては、本来の業務に充てるべき貴重な時間が奪われてしまいます。

この課題を解決するのが「メール配信システム」を活用した年始挨拶の「自動化・効率化」です。

今回はコストを最小限に抑えつつ（コスパ）、最短時間で（タイパ）、かつ取引先に「手抜き」と思わせない年始メールの送り方を解説します。

なぜ今、ビジネス年賀状は「メール配信」一択なのか？

これまで当たり前のように経費計上していた「年賀状コスト」。しかし、2024年10月の郵便料金値上げにより、はがき1枚の価格は85円となりました。

100枚送れば8,500円、500枚なら42,500円。これに印刷代やインク代、外注する場合は外注費を加えると、決して無視できない金額です。さらに、最も大きなコストは「社員の作業時間」です。

これら全てをメール配信に切り替えることで、物理的なコストは大幅に削減することが可能になります。メール配信システムを利用しても月額数千円程度であり、数千通規模になればなるほど、はがきと比較した際のコストパフォーマンスは圧倒的です。

年始の挨拶で最も重要なのは、「タイミング」です。

仕事始めの初日に、取引先の担当者の目に留まる時間に届けるのが理想ですが、個別のメールを手動で1件ずつ送っていては午前中が潰れてしまいます。

メール配信システムの「予約配信機能」を使えば、12月の仕事納め前に設定を済ませるだけで完了です。

事前にしっかりと準備をしておくことで、自分の手は一切動かさずに、休み明けの朝はすぐに重要案件の確認やミーティングに集中できるようになります。

さらに昨今ではペーパーレス化の流れが進んでいます。「一斉送信メールは失礼」という概念は、もはや過去のものです。現在はSDGsや環境保護、DX（デジタルトランスフォーメーション）の観点から、「年賀状廃止」を公表する企業が激増しています。

あえてメールを選択することで、以下のようなポジティブなメッセージを伝えることができます。

文中や文末に「弊社ではペーパーレス化推進により、本年から年賀状によるご挨拶を控えさせていただきました」と一言添えるだけで、一斉送信メールは「手抜き」ではなく「合理的な判断」として相手に伝えることが可能です。

通常、「一斉送信メール＝手抜き」という印象を持たれるのは、受信者が「自分に向けられた言葉ではない」と感じるからです。配信システムの機能を賢く使えば、受け手に丁寧な印象を与えつつ、こちらの作業時間を極限まで削ることが可能です。

一斉メールで最も避けたいのが「お客様各位」「お取引先様各位」という宛名です。これは一斉送信を主張しているようなもので、手抜き感が否めません。この不安はメール配信システムの「宛名差し込み機能」を使うことで解消することが可能です。

「氏名」や「社名」を自動挿入…登録されているリストから、本文内に「株式会社〇〇〇〇様」と自動で挿入されます。
心理的効果…自分の名前が冒頭にあるだけで、受信者は「自分個人に送られたメール」として認識し、開封率と読了率が劇的に向上します。また、宛名による一括削除やフォルダ分けされるのを防ぎます。
作業の効率化：数百人分の宛名を手入力すれば数時間かかりますが、この機能を使えば設定はわずか数秒。ミスなく、すべての相手の情報にパーソナライズされたメールを届けられます。

年始の挨拶メールで最も「タイパ」を感じる瞬間が、この予約配信の活用です。

仕事納め前に作業が終了… 年末の挨拶が終わる12月25日〜28日あたりの落ち着いたタイミングで文面を作成し、「1月の営業日の朝9:00」に配信予約をかけるだけ。これで年始のタスクは一つ消滅します。
正月休みをしっかりとることが可能…元旦や仕事始めの朝に、PCを開いてメールを送る必要はありません。家族と過ごしている間や、初詣に行っている間に、システムが自動的に挨拶メールを済ませてくれます。
ライバルに差をつける：多くの人が手動で送り始める「仕事始めの昼過ぎ」よりも前に、予約配信で朝一番に届けることで、取引先の受信トレイで埋もれることなく確実に存在感を示せます。

テキストのみのメールは質素になりがちですが、配信システムが用意しているテンプレートを使えば、デザインの手間もゼロになります。

ドラッグ＆ドロップで作成…システムの多くはリッチエディターが用意されているため、専門知識がなくても、正月らしい華やかなヘッダー画像や会社ロゴを配置した「電子年賀状」を作ることが可能です。
「しっかり感」を演出…視覚的に整ったメールは、それだけで「丁寧な会社だな」という信頼感につながります。年賀状をゼロからデザインを外注したり作成したりする必要もなく、システム標準のテンプレートが肩代わりしてくれます。