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みなさんは、「3Ｍ」と聞いて何を思い浮かべますか？
事務用品の付箋紙であるポスト・イット(Post-it)のメーカーとして有名なあの企業を思い浮かべましたか。
1990年代に青春時代を過ごした方であれば、宮沢りえさん、観月ありささん、牧瀬里穂さんの”伝説の美少女”3人がそれぞれの頭文字をとって「3Ｍ」と呼ばれていたことを思い出したかもしれません。
映画「ぼくらの七日間戦争」、テレビドラマ「ナースのお仕事」は大ヒットし、「ヒューヒューだよ！」は流行語になりました。
さて、仕事の問題点を見つけ出す切り口としてよく用いられるのが、ムリ/ムダ/ムラの頭文字をとった3Ｍです。ダラリの法則と呼ばれることもあります。
ムリとは、必要とされるもの(目的)に対して、供給(手段)が下回り、過度の負荷がかかっている状況です。
どこか別のところにしわ寄せがいったり、いずれ限界を超えて破綻したりする恐れがあります。計画のムリ・品質のムリ・価格のムリ・納期のムリ・工程のムリ・能力のムリなどがあります。
名刺管理においては、あれもこれもと多くの機能を装備したシステムを利用し、決して安くない費用を負担している状況のことでしょう。
ムダとは、必要とされるものに対して供給が上回り、余っている状況です。
貴重な資源を浪費してしまっていることになります。
時間のムダ・場所のムダ・作業のムダ・在庫のムダ・調整のムダ・情報のムダ・管理のムダ・移動のムダ・重複のムダなどがあります。
名刺管理においては、「(連絡を取りたい相手の)名刺がない」と机の中を探し回ったり、交換した名刺情報をPCではOutlookに手入力、スマホは電話帳に登録したりする時間や作業のムダが考えられます。
それに対してムラとは、仕事が平準化していない、または優先順位が明確ではない状態のことです。
バラツキがある状態であり、ムダとムリが交互に現れていると考えるとわかりやすいはずです。
手順のムラ・品質のムラ・時間のムラ・管理のムラなどがあります。名刺管理においては、名刺フォルダで管理している人もいれば、無料アプリで管理している人もいて名刺情報を共有化できていない状態を挙げることができます。
ムリ/ムダ/ムラの３つとも非効率の現れであり、何らかの手を打たなければ、大きな問題を生み出す元凶となります。
名刺を管理するにあたり、これら３つの非効率を解決するためにはどうしたらいいでしょうか。
社内で利用する名刺管理システムを「ネクスタ・メイシ」に統一し、使い方を共有しておけば、ムラの発生を抑えることができます。
また、スキャナーやスマホカメラで簡単に登録、一元管理することでどんなデバイスからもかんたんにアクセスできるだけでなく、社内からはもちろん社外からでも検索機能で必要な名刺情報にすぐにアクセスすることができ、名刺を探したり登録したりする時間や作業のムダの削減に繋がります。
必要機能に絞り込んでいるため1ユーザーあたり月々わずか600円。
安くない費用を負担するムリを避けることができ、安い分、より多くの社員で利活用することができます。
3つの非効率を解決できるだけでなく、「ネクスタ・メイシ」にはオンライン名刺交換機能が標準装備されています。
新型コロナウイルスの感染拡大防止や働き方改革で、「はじめまして」がオンライン(非対面型の会議・商談・セミナーなど)のケースが増えています。オンライン名刺交換機能を使えば、訪問前に名刺情報を送りあうことで参加メンバーの詳細を事前に把握することができます。また、初めての打ち合わせがオンラインでも対面でするのと同じように名刺を起点としたコミュニケーションが生まれます。
初めてご利用になるお客様にサービス内容を理解していただけるよう、「ネクスタ・メイシ」では無料トライアルをご用意しております。
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オンライン名刺交換機能が追加されました
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