Column

ユーザーの本音をもとに検証 
ビジネスクラウドツール導入を成功に導くためのコストと機能の捉え方

業務効率化

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情報共有や業務の効率化を目的としたビジネスクラウドツール。
名刺管理アプリもそんなビジネスクラウドツールの一つです。

低価格でありながら便利な機能を数多く搭載。さらに、誰にとっても分かりやすく操作も簡単。
課題も解決して利用者全員が導入効果を実感できる。

そんな夢のようなツールがあれば誰だって利用しますが、現実はそうもいきません。

便利な機能が数多く搭載されていたら、その分コストは膨らみます。
また、ある社員とって使いやすく便利に感じるものであっても、他の社員も同様とは限りません。

ビジネスクラウドツールは「みんなで使うもの」。
だからこそ、その選定は難しいとされています。

ビジネスクラウドツールを検討する上で無視できないコストと機能。
導入に失敗しないためにはそれらをどう捉えるべきなのでしょうか。
ネクスタ・メイシ ユーザーの中でも導入後の満足度が高いお客さまの本音をもとに考えます。

一人あたりのコストを下げるということは情報共有の範囲を広げることにつながる

お客さまの声

他社サービスからの移行によりコストカットを実現。以前より多くの社員で共有が可能になった

以前使っていた名刺管理アプリはなかなか社内に浸透せず、200人の契約ユーザーのうち、3日連続でアプリにアクセスしている人間がわずか数人であった。ネクスタに移行して、利用率は改善し価格も1/6に抑えることに成功。
以前よりも多くの社員で利用することができるようになった。

安ければ良いというわけではありませんが、企業で使用するツールを選定する上でコストは非常に重要です。

ビジネスクラウドツールの導入において一人あたりのコストを下げることは、利用者数を増やす = 情報共有の範囲を広げることにつながり、ツール本来の価値が高まるため大きなメリットといえます。

情報共有の人数が多いほどツール本来の価値は高まる

名刺管理アプリであれば、名刺は顧客との貴重な接点情報ですから、数人で行うよりも全社で行った方が効果的です。

例えば、20人の営業部で5人のみ名刺情報を共有するのと、20人全員で情報共有するのではどちらが効果的であるかは言うまでもありません。
少しでも多くの人数で情報を共有すれば、その分、販売ロス、機会ロスは低減し、より戦略的な営業活動が可能になります。

名刺管理アプリを提供する企業はTVCMなどで有名なsansan、ホットプロファイルなどをはじめ国内に6,7社程あり、価格は1,400ー5,000円と幅が広いのが特徴です。

その中で、ネクスタ・メイシは1ユーザーあたり月額600円とかなりお手頃です。
他社の平均的な価格帯を2000円程度と考えれば、ネクスタ・メイシは同じ金額で少なくとも3倍の人数で名刺情報を共有することが可能です。

このように、最も効果の上がる利用人数(情報の共有範囲)も考慮し、導入可能なコストがどの程度かを考えるのが良いでしょう。

優れた機能も使いこなせなければ過剰機能。大切なのは社員のITリテラシーとのフィット感

お客さまの声

必要機能に絞り込んでいるので機能的にも価格的にもちょうど良い

会社で使用するツールはバランスが重要。
全ての機能を使いこなす者もいれば、一部の機能しか使わない者もいる。
例えば携帯電話。ビジネス使用ではメールと電話が付いていれば本体は十分かもしれない。
過剰機能になるのであれば、必要な機能に絞り込み、その分価格が安い方がありがたい。

サービスや商品を評価する時、コストと同じく重要とされるのが機能です。
一般的に、

高機能、多機能 = 優れたサービス、商品

と捉えられることが多いかと思いますが、
ビジネスクラウドツールに関しては高機能、多機能なものが必ずしも自社に最適なものであるとは限りません。

ビジネスクラウドツールの導入にあたってシステム担当者の頭を悩ませるのは導入後の利用状況です。
どんなに画期的で素晴らしいツールを導入しても、ある社員は使いこなし、別の社員はほとんど使っていないというのでは、ツールの導入が成功だったとは言えません。

優れた機能も使いこなしてこそ価値があります。
逆に、使いこなせない機能は過剰機能ということになります。

つまり、企業で利用するツールを選定する上では、企業を構成する社員のITリテラシーを考慮する必要があります。

社用車が誰もが羨むプレミアムスポーツカーである必要はない

名刺管理アプリでは

  • 名寄せ
  • 経歴表示
  • 公開、非公開
  • タグ付け
  • メモ書き
  • CSVインポート、エクスポート
  • メール送信
  • 人脈可視化

などが一般的に使用頻度の高い機能です。
ネクスタ・メイシは使用頻度の高い機能に絞り込んで搭載し、逆に使用頻度の低い(または使用する企業が限定されるような)ものは 搭載していません。
その分、他社の半分以下の価格で提供しています。

ツールを選定する上では、(課題解決や効率向上のために)自社に必要不可欠な機能は何か、また、それらを導入後しっかり使いこなすことができるかも想定し、ある程度絞り込む必要があります。

まとめ

今回はビジネスクラウドツールを選ぶ上では無視できないコストと機能について考えました。

  • 適正な利用人数を考えた上で、一人あたりのコストが適正であるか(自社の予算感に合っているか)
  • 機能過剰がなく社員のITリテラシーに対し「ちょうど良い」使い勝手、機能であるか

などといったことを意識すれば、少なくともツールの導入に失敗するということはなくなるのではないでしょうか。

また、ツール導入前から具体的な活用シーン、活用方法をイメージしている企業ほど導入後の満足度が高い傾向にあります。
「どういった使い方をしたいか」、すなわち自社にとっての「期待効果」をしっかりと思い描くことがツールの導入を成功に導く上で重要です。

オンライン名刺交換機能が追加されました

ネクスタ・メイシにオンライン名刺交換機能が追加されました。
非対面でも誰でも簡単に名刺交換することができます。
ネクスタ・メイシは「withコロナ」時代の新しい働き方をサポートします。

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