ビジネスシーンで役立つ！企業における暑中見舞いの送り方

ビジネスシーンで「暑中見舞い」を送ることがあると思いますが、はがきやメールなどの方法、送る時期、書く内容などで迷うことはありませんか？

今回は、ビジネスにおける暑中見舞いメールのメリットから、取引先や顧客に失礼なく送るための正しいマナー、具体的な送り方、さらには効率的な作成方法までを詳しく解説します。

暑中見舞いとは

暑中見舞いは、日本の伝統的な季節の挨拶の一つです。夏の暑さが厳しい時期に、相手の健康を気遣い、日頃お世話になっていることへの感謝を伝える目的で送られます。

元々は、お盆の時期に先祖の供養のために里帰りする際に、道中の無事を祈り、親類や知人に贈り物を届けた「お中元」の習慣が変化したものとされています。現代では、親しい間柄だけでなく、ビジネスシーンにおいても取引先や顧客との良好な関係を維持するためのコミュニケーション手段として活用されています。

暑中見舞いを送る時期

暑中見舞いを送る時期は、一般的に梅雨明けから立秋の前日までとされています。地域によって梅雨明けの時期が異なるため、その年の気候に合わせて判断することが大切です。

立秋を過ぎてから送る場合は「残暑見舞い」となります。
もし立秋を過ぎてしまった場合は、「残暑見舞い」として送るのがマナーです。暑中見舞いと残暑見舞いでは、挨拶の言葉や内容が異なるため注意が必要です。

暑中見舞いを送るメリット

ビジネスシーンにおいて暑中見舞いを送ることは、単なる季節の挨拶以上の多岐にわたるメリットをもたらします。

顧客・取引先との関係強化

日頃お世話になっている顧客や取引先に対し、丁寧な心遣いを伝える絶好の機会となります。普段の業務連絡とは異なる形でコンタクトを取ることで、人間関係を深め、信頼関係をより強固なものにすることができます。

企業のイメージ向上

季節の挨拶を欠かさない企業は、「礼儀正しい」「きめ細やかな配慮ができる」といった好印象を与えます。これは企業のブランドイメージ向上に直結し、競合他社との差別化にも繋がります。

特に、デジタル化が進む現代において、こうしたアナログな心遣いはより際立ち、企業の品格を示す要素となります。

コミュニケーションのきっかけ創出

しばらく連絡を取っていない休眠顧客や、普段あまり接点のない取引先に対し、自然な形でコミュニケーションを再開するきっかけを作ることができます。

暑中見舞いを送ることで、相手からの返信や問い合わせに繋がり、新たなビジネスチャンスに発展する可能性も秘めています。

暑中見舞いを送る方法

ビジネスシーンにおける暑中見舞いは、日頃お世話になっている方々への感謝と、酷暑の折の健康を気遣う気持ちを伝える大切なコミュニケーションです。主な送付方法として、「はがき」と「メール」の2つの選択肢があります。それぞれの特性を理解し、相手や状況に応じて適切な方法を選ぶことが重要です。

はがきで送る

はがきによる暑中見舞いは、古くから続く日本の伝統的な慣習であり、丁寧さやフォーマルな印象を相手に与えることができます。特に、重要顧客や目上の方へ送る場合に適しています。

はがきで送るメリット・デメリット

手書きのメッセージは、相手への敬意や温かい気持ちをより強く伝えられます。特に、目上の方や重要な取引先に対しては、丁寧な印象を与えられます。また、手元に残るため、記憶に残りやすく、後から見返すことも可能です。

一方、作成に手間と時間がかかります。宛名書きやメッセージの記入など、手作業が多いため、大量に送る場合は非効率です。また、 郵送にコストがかかります。郵送期間も考慮する必要があり、迅速な送付には不向きです。送付先の住所情報を正確に管理する必要があります。誤った住所に送付してしまうリスクも存在します。

メールで送る

現代のビジネスシーンでは、迅速性と効率性を兼ね備えたメールでの暑中見舞いが一般的になりつつあります。特に、日頃からメールでやり取りが多い取引先や、多数の顧客に送付する場合に有効な手段です。

メールで送るメリット・デメリット

メールを作成後すぐに送信できるため、タイムリーな挨拶が可能です。 はがきに比べて、カジュアルな印象を与えがちです。相手によっては丁寧さに欠けると受け取られる可能性もあります。

一度作成したテンプレートを流用できるため、大量の宛先へも効率的に送付できます。郵送コストもかかりません。 メールボックスに埋もれてしまい、見落とされたり、スパムメールと誤認されたりするリスクがあります。写真やPDF資料などを添付できるため、視覚的な情報も伝えやすいです。

また、メールの場合は誤送信のリスクがあります。特に、一斉送信時に宛先を間違えると、個人情報漏洩につながる可能性もあります。

効率的な暑中見舞いの作り方

ビジネスシーンにおいて、暑中見舞いを送ることは日頃の感謝や相手への気遣いを伝える重要な機会です。しかし、多忙な業務の中で一つ一つ手作業で作成・送信するのは非効率になりがちです。

ここからは、限られた時間の中で最大限の効果を発揮するための、効率的な暑中見舞いメールの作り方をご紹介します。

印刷会社に委託する

はがきを送る場合、印刷会社に送付先リストを渡せば一切手間がかからずに作成・郵送することが可能です。ただ、はがき1枚に対してコストがかかるため、多ければ多いほど費用がかさんでしまうデメリットがあります。

また、印刷会社に委託する場合でも送付リストの提供が必要なため、顧客リストを用意しておく必要があります。

当社のネクスタ・メイシは名刺情報を組織で管理することで、最新の顧客情報のCSV抽出を簡単に行うことができます。

メール配信サービスを利用する

一斉送信を送る場合でも、アウトルック等のメールでは一度に送れる数も限られているため、意外と人の手がかかります。また、スパム扱いになりやすいデメリットもあります。

一方、メール配信機能があるサービスを利用することでデザイン性の高いHTMLメールを効率的に作成し、送ることができます。

まとめ

企業による暑中見舞いにはセールや夏季休業、異動のお知らせなど、マーケティング施策を兼ねて使用されることがよくあります。暑中見舞いを使って、取引先や大切な人との繋がりのきっかけにしましょう。

また、顧客情報を組織で管理することで、いざという時の顧客リスト抽出が容易に行うことが可能です。皆様の日頃の名刺管理の方法も見直してみてはいかがでしょうか。