名刺管理アプリと個人情報保護法の関係性を解説！

スキャナーやスマートフォンのカメラで名刺をスキャン（撮影）し、デジタル化した名刺データ化として登録する名刺管理アプリ。効率的に名刺情報を管理・活用するために利用している人も多いのではないでしょうか。
しかしながら、名刺には個人情報が含まれているため、企業などで名刺管理アプリを利用する際はコンプライアンスの観点から適切なものを採用する必要があります。
特に、日本では個人情報保護法が名刺情報の取り扱いに直接関わります。

今回は、名刺管理アプリと個人情報保護法に関する重要なポイントを解説します。

名刺情報は「個人情報」？個人情報保護法との関係性は？

名刺は、氏名、組織名、部署、役職、電話番号、メールアドレスなど、そこに記載されている情報を組み合わせることで特定の個人を識別できるため、個人情報保護法における「個人情報」に該当します。

さらに名刺をデジタルベース（Excel管理、アプリ管理など）でもアナログベース（名刺フォルダーに格納）でも、容易に検索可能な形で管理している場合、それらは個人情報データベース扱いになります。この個人情報データベースを業務で利用している場合、所有者は個人、法人に関わらず個人情報取扱事業者となり、個人情報保護法の規制対象になります。

個人情報取扱事業者に該当する場合、所有する名刺情報を適切な管理体制のもと管理し、法令遵守を徹底することが義務付けられています。

名刺管理アプリにおける留意点

名刺管理アプリを利用する際には、以下の点に注意する必要があります。

(1) 取得時の注意点

名刺をデジタル化してアプリに登録する際、基本的には名刺交換時に相手方の同意を得ているとみなされるケースが多いです。しかし、以下のようなケースでは注意が必要です。

• 名刺交換以外の方法で名刺情報を取得した場合
  例）展示会やセミナーなどで来場者から本人確認のために取得した名刺など。
• 組織が定める個人情報保護方針（プライバシーポリシー）で定める利用目的以外での利用を考えている場合
  例）そもそも取得した名刺情報の利用目的について具体的に明示していないにも関わらずメルマガなどを配信するなど。

個人情報保護法では、取得した個人情報の利用目的についてできるだけ具体的に特定し、相手に通知または公表する義務があります。企業が個人情報保護方針（プライバシーポリシー）を定め、企業サイトに掲載するのはこのためです。
名刺管理アプリに登録した名刺情報を営業などに活用する際もこれらの規定を守ることが求められます。

(2) 保存と管理

名刺管理アプリでは、クラウドストレージを活用してデータを保存することが一般的です。この際、データのセキュリティが非常に重要になります。

• 暗号化された通信プロトコル（例：SSL/TLS）の使用やストレージの暗号化
• 強力な認証システム（例：二段階認証）の導入
• 不要なデータの削除ポリシー
  例）利用を止めた時に登録したデータが完全に削除されるかなど

これらの対策を講じることで、個人情報漏えいや不正アクセスのリスクを低減することができます。

(3) 第三者提供のリスク

名刺管理アプリで登録された情報を第三者と共有する場合、個人情報保護法に基づく同意取得が必要です。例えば、チームで名刺情報を共有するアプリを使用する場合、事前に全ユーザーが適切な同意を得ているかを確認することが重要です。

名刺管理アプリを安心して活用するために

名刺管理アプリを利用する際には、次のポイントを押さえることで、個人情報保護法を遵守しつつ効率的に業務を進めることができます。

• 利用目的を明確にする
  どのような目的で名刺情報を活用するかを明示し、それを超えた利用を避ける。
• 同意を得る
  名刺交換時にアプリでのデジタル管理について説明し、相手の理解を得る。
• セキュリティ対策を強化する
  アプリ提供者および利用者が、それぞれの立場でデータ保護対策を徹底する。
• 不要データの削除を習慣化する
  不要になった名刺情報は適切に削除し、情報を必要以上に保持しない。

名刺管理アプリを安心して活用するためにはまず組織がプライバシーポリシーなどを策定し、組織内外に個人情報の取り扱いに対する組織としての姿勢を示すことが重要です。その上で、それを実現するための運用ルールや教育を行う必要があります。

個人情報保護法対策として組織が利用すべき名刺管理アプリとは

組織で導入する名刺管理アプリは、個人向けのものよりも法人向けのものが適しています。これは名刺情報を一元管理することで持ち出しや紛失のリスクを低減することができるからです。
また、法人向けの名刺管理アプリではアクセスレベルの設定や操作ログの取得なども行え、管理者はユーザーの行動をシステムで管理することができます。
利用者が退職しても、退職者のアカウントを無効化すれば持ち出しを防ぐことができます。

これに対し個人向けの名刺管理アプリを利用することは組織にとって非常にリスキーです。
従業員が私有携帯に個人向けの名刺管理アプリをダウンロードし、そこに仕事で交換した名刺を登録した場合、その名刺データの所有者であり管理者は個人になります。
そのため、転職や退職をした場合、名刺情報は簡単に持ち出せてしまいます。

前述の通り名刺は個人情報であるため、企業活動によって取得した名刺情報は企業が示すプライバシーポリシーの範囲でのみ利用することができます。転職先の会社で営業目的などで利用すると個人情報保護法違反になります。

まとめ

名刺管理アプリは、現代のビジネスにおいて非常に便利なツールですが、個人情報を取り扱う以上、個人情報保護法にきとんと対応したものを採用する必要があります。また組織はプライバシーポリシーを策定し利用目的などを組織内外に明確に示す必要があります。

そのように、組織として適切な対応を行うことで、法令を遵守するだけでなく、組織に対する外部からの信頼性も向上します。組織定めたルールに従い利用者が名刺登録をすれば、個人情報を扱う上で名刺管理アプリほど安全なツールはないと言えます。