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記事の内容
お話を伺った方
ホーチキ株式会社
営業本部 営業統轄部
専門職部長 瀬川 昭夫（せがわ あきお）様
担当係長 澤原 紘樹（さわはら ひろき）様
主任 本吉 悠（もとよし ゆう）様
総合防災メーカーであるホーチキ株式会社
御社の事業内容をお聞かせください
1918年創立の総合防災メーカーである当社は、自動火災報知設備などの火災防災ソリューションを主力に129カ国で事業を展開しています。
当社には建物ライフサイクルに基づく「お客様循環サイクル」の考え方があります。新築時の設備導入工事に始まり、設備の最適保全・予防措置のためのメンテナンス・整備工事、設備のバリューアップや設備更新のためのリューアル工事など、「お客様循環サイクル」の各工程におけるエンジニアリング力、多様なソリューション提案を行っています。
このソリューションを可能にしているのは、研究開発から製造、販売、設計・施工、メンテナンス、リニューアル、コンサルティングという幅広いサプライチェーンをカバーする経営基盤です。
日本国内においては当社グループと国内の販売店ネットワークを通じて、海外においては各国の販売店ネットワークを通じて、建物価値の向上につながる「安全・安心」をお届けしています。
インフラの老朽化が社会問題になっている中で、自動火災報知設備も電化製品のため同様に老朽化していきます。もちろん設備が使われないことが一番良いのですが、いざというときに使えないと人命にかかわりますので、これらのリニューアル事業にも注力しています。
属人化した名刺管理問題を社内ツールを統一することで解決
ネクスタ・メイシを導入する前、社内にどのような問題や課題がありましたか？
名刺の管理が属人化しており、紙で管理する者もいれば個人向けの無料アプリを利用している者もいました。個人や部署任せの管理であるため、社内の人脈は可視化されていませんでした。また、退職の際の持ち出しや、紛失など、個人情報保護の観点から個人任せの管理を危惧する声もありました。
営業現場では業務効率化のため、名刺整理、名刺検索などの業務についての効率化も課題となっており、「名刺管理システムを導入してほしい」という要望も寄せられていました。
事業の特性上、セキュリティ関連のイベントやセミナーを主催するケースも多いのですが、来場者の方からせっかく名刺をいただいても名刺の整理に時間がかかり、スピーディーにアプローチできないという課題もありました。加えて、営業以外でも活用したいという声もあったため、会社としてシステムを統一することになりました。
ネクスタ・メイシを導入しどのように変化しましたか？
アプリを使えば外出先でも簡単に登録できる点が大きな変化です。
社内に蓄積されていた人脈が可視化され、企業や企業の担当者にアプローチする際、より効果的な人脈を模索するようになりました。ネクスタ・メイシは、同じ名刺を社内の数人が所有している場合、それぞれの所有枚数が表示されるので、つながりの深さを判断する上で目安にするようにしています。特にお客様の部署異動に関する情報が可視化できるようになった点も大きいです。
また、主に法人企業向けであるため、企業を受け皿として名刺情報が蓄積していきます。例えば、社員が退職した際も、アカウントさえ無効化すれば、名刺情報は社に残るため持ち出しのリスクを心配する必要もありません。
イベントやセミナーでは名刺を登録する際、イベントやセミナー名、日付等でタグ付けしておくと、後でお礼メールなども一斉送信できるので便利です。登録した名刺情報はCSVデータとしてエクスポートできるので、導入前は数日かけて行なっていたようなリスト作成も数分で済ませることができるようになりました。
自社でガイドラインを作成しツールの定着や利用を促進
活用の定着や利用促進に向けた取り組みがあれば教えてください
まずは導入開始時に当社でガイドラインを作成しました。主に1週間に1回は名刺の登録を行う、アプリへのアクセスは社用PC、スマホに限定する、古い名刺の登録の際の注意点など、利用の際の基本的なルールをまとめたものです。
具体例としては、最終アクティビティを月1回程度確認し、180日以上アクセスがないユーザーに対してアカウントを停止する対応等をしています。
会社として利用を決めたサービスであり、そこにコストをかけている以上、しっかりと利用を促進していきたいです。
外部的な要因としては、コロナ明けに全社的にフリーアドレスを促進し始めたことも起因して、ネクスタ・メイシの活用がしっかりと社に浸透してきています。
今後の展開やどのような活用をお考えかお聞かせいただけますか？
今後は、CRM（顧客管理システム）との連携も視野に入れており、より高度な営業、顧客管理の実現を目指しています。
運用面では、まず首都圏の営業部門から導入を開始し、現在は全国の営業拠点に展開しているところです。今後も順次、活用の範囲を営業部門以外にも広げていく予定です。
使いやすさとコストのバランスでネクスタ・メイシを選びました
ネクスタ・メイシ導入の決め手は何ですか？
以前から名刺管理ツールの導入を検討してきましたが、いざ調べてみると、想像していたよりも割高なサービスが多く、当社には少々敷居が高く、必要のない機能がついているものばかりでした。また、価格以外にも「しっかりと使いこなせるか」ということが懸念されていました。
導入を検討していたツールは説明書を見ても操作が複雑で、社員が使いこなせるのかとういう懸念もあり、今後利用するツールは分かり易く使いやすいものを選ぶべきという意見がありました。
ネクスタ・メイシはその点で当社にマッチしていました。業界でもトップクラスの安さですし、機能も絞り込まれていて、必要にして充分な印象を受けます。
1人あたりの単価を抑えることができたので、想定よりも多くの人数で名刺情報を共有することができて満足しています。また、シングルサインオンに対応していることやセキュリティ面でもしっかり安全対策をしてあることも導入する決め手となりました。
ネクスタ・メイシの優れている部分や気に入っている機能などありましたら教えてください。
一番はやはりコストパフォーマンスですね。他社に比べ半分以下で利用が可能ですから、それだけで大きなアドバンテージと言えます。
また、他社のものに比べ管理画面がシンプルで機能もわかりやすい部分も良いですね。社内で利用するものですから、誰にとっても使いやすいのが理想です。ツールの導入後に利用者から操作についての問合せ等が多く発生するITツールもありますが、ネクスタ・メイシについては、操作説明会などを実施せずに社内グループウェアで周知しただけでしたが、操作に関する問合せはほとんどないことが優れている点だと思います。
ツールの利用を決める時は必ず費用対効果を気にしますが、価格がリーズナブルで使いやすければ必然的に費用に対する効果は高くなると思います。
名刺をスマホのアプリで撮影するだけでシンプルに名刺が登録できる点が特に評価が高い機能です。社内の人脈が視覚的に把握できるようになったことで、営業現場での業務効率化に役立っています。
