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記事の内容
年も明け年度末が近づいてきています。ほとんどの企業にとって、4月は入退社や異動、昇進などがあり、年度末にはそれにともなう引継ぎ業務が発生する時期だと思います。
今回は引き継ぎの方法や円滑な引継ぎを行うためのポイントについて解説します。
業務の引継ぎとは？
業務の引継ぎとは、異動や退職、昇進などで自分の業務内容や仕事のやり方、先方の担当者情報などを他の人に伝えることです。引き継ぎがうまくできれば、その後の業務も停滞なく進めることができます。
もし引き継ぎが不十分だと、後任者の生産性や業務効率が下がるだけでなく、クライアントからの信頼低下にもつながってしまいます。
また、企業側から見ても、引継ぎがうまく進まないと、担当者の培ってきたノウハウやナレッジが継承されません。後任者が手探りで始めなければいけなくなるため、業務効率化の観点からも引継ぎは重要なプロセスであると言えます。
引継ぎの方法
業務の洗い出し
まずは自分が行っている業務を洗い出します。
項目としてリストアップすることで、引き継ぎの漏れを防止し、引継ぎの量を自分でも把握することができます。次の作業であるスケジュール作成にも影響があります。
この際に、不要な業務や効率が悪い業務などがあった場合は再考し、業務効率化も行いながら進めていくことが可能です。
スケジュールの作成
洗い出しが終わったら、引継ぎのスケジュールを作成します。
案件ごとに担当者が変わる場合や、自分の持つ業務を複数の人に割り当てるケースも多いと思います。各自の業務の合間で引継ぎ業務を行うため、余裕を持ったスケジュールを組み立てる必要があります。
引き継ぎ資料を作成する
引継ぎの際には可能な限り資料を作成するのがおすすめです。資料はマニュアルとして次回の引継ぎにも活用できますし、業務の属人化を防ぐことも可能です。
口頭の説明では、その時には理解したつもりになっていても実際の作業時に忘れているケースもあると思います。また、重要なことを視覚的にまとめることができるため、後の作業ミスの防止にもつながります。
業務の引継ぎにおけるポイント
余裕を持った引継ぎの期間を設ける
状況によっては急な事例などもあるかもしれませんが、引き継ぎは十分な時間をかけて行いましょう。時間に余裕がないと、作成した資料を渡すだけで終わったり、一度の口頭説明で終わってしまうかもしれません。この場合、ちゃんと伝わっておらず、後々トラブルや抜け漏れが判明する可能性もあります。時間に余裕があれば、必要に応じて資料のアップデートなどの対策が可能です。
理想としては、業務を引き継いだ後に実際に一人でやってみて、問題が発生したら解消するというかたちで、担当者の理解を確かめながら進めていきたいところです。
業務ごとに資料を作成する
業務ごとに資料を作成することで、マニュアルとして残すことができるため、業務の属人化を防ぐことにもつながります。業務ごとに分けることで必要な情報が探しやすくなり、資料を探す手間が削減されます。
また、各資料は担当者と後任者だけでなく、第三者にもみてもらうことで抜け漏れや、わかりにくい部分を見つけることができます。随時アップデートしていくことで、担当者の急病などの不測の事態にも活用できる業務マニュアルとなります。
引継ぎ後のアフターフォローを行う
引き継ぎが終わった後も、一定期間は後任者の業務状況を確認し、必要に応じてフォローを行うことで、後任者が業務をよりスムーズに遂行できるようになります。
アフターフォローで気を付けるポイントは以下の2点です。
- 後任者の業務に滞りがないか
- クライアントとの関係性が維持できているか
退職の場合など、アフターフォローが難しいケースもありますが、可能な限り協力することで、スムーズな引継ぎや引継ぎ後のトラブルのリスクが軽減されます。
ネクスタメイシを利用した引継ぎの効率化
ネクスタ・メイシでは業務の引継ぎの際に便利な機能が揃っています。
案件・コンタクト機能を活用した引き継ぎ
案件、コンタクト機能では案件に対してコンタクトを残しておけば、今までどのようなやりとりが行われていたかを時系列で閲覧することが可能です。
案件ごとに分かれているため、後任者がたくさんいる場合でもスピード感のある仕分けを実現します。
名刺の所有者変更
ネクスタ・メイシの所有者変更機能を使うことで、自分の所有する名刺情報を次の担当者に変更することが可能です。
ただし、所有者を変更すると前任者が誰なのかわからなくなる可能性があります。退職の場合はいいのですが、前任者が誰なのかをメモなどに残しておく運用がおすすめです。
タグ付けによる情報の整理
ネクスタ・メイシでは名刺にタグをつけてグルーピングすることも可能です。異動などで担当者が名刺を保持していたい場合はタグを使った情報の整理も有効です。特に複数の後任者に分散させる場合など、タグをうまく使うことで連絡先を共有することができます。
まとめ
いかがでしょうか？
今回は業務の引き継ぎについての方法やポイントについて解説しました。
円滑な引き継ぎが行えれば、担当者の引継ぎ後も業務の効率やクライアントとの信頼を維持することができます。
また、引継ぎ時の負担を減らすために、日々の業務の可視化やツールによる情報共有も重要になります。企業のナレッジは常に蓄積され続けていきます。皆様もツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
