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皆さん、名刺管理アプリはどのようにお使いでしょうか？
展示会等でお客様とお話させていただく機会も増えてきましたが、「名刺はあまり交換しないから」といった声を耳にすることがあります。
名刺管理アプリといえば、名刺をデータ化して取り込むツールというイメージが強いかもしれません。しかし、取り込めるのは名刺情報だけではありません。
OCRを介してテキスト情報を持たない画像を分析し、文字情報に変換するため、様々な場面で活用いただくことができます。
今回は名刺管理アプリのちょっと変わった使い方をご紹介します。
申込書の管理
イベントやサービスの申込書は多くの企業で利用されていると思います。その場で書いてもらうものや、PDFフォームに入力するものなど、多岐にわたっていますが、ネクスタメイシでは申込書も名刺として登録することで、メルマガやDMを送るなどCRMのように使うことができます。
紙の申込書の場合
紙の申込書をスマホアプリで読み込むことで、申込者の情報をネクスタ・メイシに登録することも可能です。
申込書の個人情報エリアと申込内容エリアを分けて作成した場合、表面に個人情報エリア、裏面に申込内容を登録すれば、個人情報と申込内容をアプリ上で確認することができるようになります。
PDFの場合
申込書がPDFの場合もアプリから登録することが可能です。ただし、ディスプレイの状態によってはうまく文字が読み取れないケースがあります。
逆に、PDFの場合はキャプチャを使うことで、きれいな画像を用意することができます。届いたPDFのキャプチャをjpgやpngで保存し、それを名刺画像としてアップロードすることでOCRにより項目ごとにデータ変換することができます。
申込書登録時の注意点
手書きの場合、読み取り精度に影響が出てしまいますが、PCで書かれた文字であればかなり精度の高い読み込みが可能です。よほどクセのある文字でなければ、すべての内容を入力しなおすよりも早くデータ化することが可能です。
メールフォームの入力情報の管理
メールフォームの入力内容を簡単に登録することも可能です。
ウェブサイトを運用している企業や団体では、お問い合わせフォームが用意してあり、ユーザーからの問い合わせ内容をエクセルや顧客管理ツールで管理されている方も多いことでしょう。
ネクスタ・メイシを活用することで、コピペだけでデータ化することが可能です。
署名から登録
ネクスタ・メイシの署名から登録する機能を使うことで、フォームから届いたメールの個人情報部分をコピーし、ペーストするだけで簡単に名刺として登録することが可能です。
まずはメールフォームの個人情報の項目をコピーします。
ネクスタメイシの「署名から登録する」より、入力エリアに内容を貼り付けます。
最後に「名刺として登録」より登録することでOCRがはたらき、項目ごとに情報を振り分けます。
アプリで登録
スマホアプリによる登録も可能です。ただし、スマホアプリの場合はディスプレイの状態によって読み取り精度が大幅に変わってきます。
メールフォームの登録の注意点
メールフォームの情報を登録する場合、手書きのパターンはほぼなく、テキストデータが残っています。そのため、画像に変換するメリットがあまりありません。テキストデータを生かすために、署名から登録するのがおすすめです。
ただし、メール本文に「会社名：〇〇」というような見出しが入っている場合、OCRが正常に動作しない可能性がありますのでご注意ください。
はがき等の管理
送るはがきをスキャンすることで、はがきのあて先を管理することが可能です。
年賀状や暑中見舞いなど、定期的に送るはがきをスキャンしておくことで、経歴機能から過去に送付したはがきの画像も保存することができます。
ネクスタメイシは登録枚数の制限やオペレーターの修正がないからこそ、自由な使い方が可能となっています。
まとめ
いかがでしょうか？
ネクスタ・メイシはOCRによりテキストデータを持たない名刺画像や個人情報をデータ化し、項目を分類することに特化しています。そのため、名刺だけでなく個人情報が書かれた画像や文書のデータ化に有効活用することができます。
月の登録枚数が決まっているツールではこのような使い方をすると、利用料金などへ影響がありますが、ネクスタ・メイシでは登録枚数にも制限がないため、枚数を気にすることなく利用することができます。
また、申込書などにも個人情報が記載されているため、適切な管理を求められます。セキュリティや顧客情報の管理の面でも、名刺管理アプリの利用は効果的です。
ネクスタ・メイシでは1か月間のトライアルも可能ですので、ぜひいろいろな使い方を試していただければと思います。
