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新年の仕事始めにあたり、取引先などから送られてきた年賀状に目を通した人も多いのではないでしょうか。
企業の一員として日頃名刺交換をしていると、職位によっては様々な人から年賀状を受け取ります。
その年賀状、宛名として表記されている部署や肩書が最新のものではなく過去の情報だったなどという経験はありませんか。また、ひどい場合は、同一人物であるにもかかわらず、異なる肩書に重複して年賀状が送られてくることもあります。
せっかくの新年のあいさつもこのようなことがあると印象を悪くしかねません。
顧客データは登録するだけでなく、常に情報の鮮度を保つ必要があります。
つまり、定期的に確認しデータ・クレンジング（データベースにおける様々なデータを整理し、活用に支障が起きないよう最適化すること）しなければなりません。
顧客データの手動管理や分散管理はどうしても重複登録などのミスを誘発します。そして、顧客データのクレンジングは、データ量が増えると大変な作業になります。
これらの課題を解決する法人向け名刺管理アプリの名寄せについて説明します。
顧客情報におけるデータ・クレンジングとは名寄せ
みなさんは名寄せという言葉を知っていますか？普段なかなか耳にしない言葉ではないかと思います。法人向け名刺管理アプリの名寄せについて説明する前に、そもそも名寄せというものがどういったプロセスを指すのか説明します。
組織内に集積される大量の名刺データをExcelなどで管理していると重複登録や表記揺れが良く発生します。例えば以下のようなものがあります。
- 同一人物に対して複数の名刺データがあり最新情報が分からない
所属部署や肩書違いの名刺を複数登録 - 企業名の表記揺れ
「株式会社○○」と「(株)○○」を別々に登録 - 氏名の漢字、フリガナの表記揺れ
同一人物を「山田太郎」と「ヤマダタロウ」で別々に登録 - 新字体、旧字体などの表記揺れ
「高橋」と「髙橋」を別々に登録
こうした問題を解決するために必要なのがデータ・クレンジングです。
そして、顧客情報におけるデータ・クレンジングのことを名寄せと呼びます。
名寄せとは、異なる形式や表記で登録された同一の顧客情報を修正、統一し、重複を排除する作業を指します。
情報が統一されないと、同じ顧客に対する情報が分散し、前述のような年賀状の宛名間違いや年賀状の重複作成につながります。顧客情報を適切に管理し正確かつ最新の状態を保持することは顧客との信頼構築においても重要です。
法人向け名刺管理アプリで名寄せ作業を不要に
交換した名刺をもとにExcelなどで顧客情報を管理していると、顧客データの入力作業もさることながら、それらを最新かつ正確な状態に維持するのは大変です。その上で、重複登録が発生しないよう定期的に情報を確認し名寄せ作業する必要があるため、全てを人が手動で行うと大きな対応コストが求められます。
法人向け名刺管理アプリを利用すると、こうした面倒な作業は不要になります。
例えば、法人向け名刺管理アプリのネクスタ・メイシでは、登録した名刺データは、姓、名のいずれか2文字とメールアドレスで同一人物であることを特定し、システムが自動的に名寄せしてくれます。また、常に後から登録された名刺データを最新データとして表示し、過去の名刺データは経歴データとして最新データに名寄せされます。つまり、どの情報が最新データか確認する必要もなくなります。
最新かつ正確な顧客情報を他のツールにも移行可能
法人向け名刺管理アプリのデータエクスポート機能を利用することで、最新状態にメンテナンスされた「鮮度の高い顧客情報」をCSVやExcel形式でエクスポートすることができます。
例えば、名刺管理アプリから、年賀状ソフトのインポート用テンプレートに従い名刺データをCSVエクスポートすれば、それをそのまま宛名データとして年賀状ソフトにインポートすることができます。
また、SalesforceやkitoneなどとのAPI連携機能を利用すると、登録した最新の名刺データをそれらのツールにリアルタイムで反映させることができます。法人向けの名刺管理アプリを利用することは、顧客情報の管理やマーケティング活動の効率化に大きく貢献します。
まとめ
名刺管理の効率化と顧客情報の鮮度維持は、企業にとって顧客との信頼関係を築く上で不可欠です。特に年賀状やメールなど、重要なコミュニケーションツールを活用する際、宛名や肩書きの誤りは取引先に悪い印象を与えかねません。このような課題を解決するには、手動管理では限界があるため、自動化された名寄せ機能を備えた法人向け名刺管理アプリの導入が有効です。
ネクスタ・メイシのような名刺管理アプリは、重複データの排除や情報の自動更新を可能にし、手作業によるミスを最小限に抑えます。また、最新情報をリアルタイムで他のツールに反映させる機能を活用することで、営業活動やマーケティング活動をさらに効率化できます。このように、顧客情報の正確性を保ちつつ、作業負担を軽減する仕組みを取り入れることは、企業全体の生産性向上にもつながります。
法人向け名刺管理アプリは単なるデータ管理ツールにとどまらず、企業の業務効率化と信頼構築を支える重要なプラットフォームです。顧客との関係を深め、競争力を高めるためにも、名刺管理を戦略的に見直し、自動化を進めることが今後のビジネス成長において大きな鍵となるでしょう。
